Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen leicht gemacht
SG Estate Solutions bietet umfassende Lösungen zur Erstellung von Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen. Unser erfahrenes Team unterstützt Sie oder übernimmt die gesamte Abwicklung und gewährleistet höchste Qualität, sodass Sie sich um die Abrechnungen keine Gedanken machen müssen.
Betriebskostenabrechnungen
Vertrauen Sie auf unsere Expertise
Dank unserer fundierten Kenntnisse im Bereich Hausverwaltung stellen wir sicher, dass alle Betriebskosten präzise erfasst und abgerechnet werden. Wir sorgen dafür, dass alle relevanten Posten transparent und nachvollziehbar aufgelistet sind – sei es als Unterstützung in Spitzenzeiten oder als dauerhafte Partnerschaft in Form eines Outsourcings. Für Ihre Mieter ist dies nicht erkennbar.
Hausgeldabrechnungen
Vertrauen Sie auf unsere Expertise
Die zunehmend schwierige Nachfolgeregelung im Bereich der WEG-Verwalter erfordert manchmal ein Umdenken bei der Aufgabenverteilung. Lagern Sie die Erstellung der Hausgeldabrechnung an uns aus und schaffen Sie so Zeit für Ihr verbleibendes Team, um weiterhin eine hohe Erreichbarkeit und Qualität für Ihre Kunden gewährleisten zu können.
Meldung von Heizkosten
Optimieren der Heizkostenmeldung
Wir übernehmen das Melden von Heizkosten über die entsprechenden Portale der Anbieter, bauen Schnittstellen zu Ihrem ERP-System auf und führen so den Datenaustausch auf digitalem Weg durch. Wir bringen Ihre Heizkostenerstellung auf den aktuellsten Stand und machen Sie zukunftssicher.
Kundenspezifische Lösungen
Kompetente Beratung
Jedes Unternehmen und jede Situation ist einzigartig, und deshalb bieten wir individuelle Lösungs- und Abrechnungsmodelle, die auf die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Gemeinsam finden wir heraus, welches Modell für Sie das passende ist und erstellen Ihnen ein Angebot.
Neben der Erstellung von Abrechnungen analysieren wir auch gerne Ihre Prozesse im Zusammenhang mit der Abrechnungserstellung und beraten Sie hinsichtlich vorhandener Optimierungspotentiale.
Unser Ziel ist es, Ihnen einen umfassenden Service zu bieten und Sie sowohl durch aktuelle Herausforderungen zu helfen als auch gestärkt in die Zukunft zu entlassen
Abgeschlossene Beispielprojekte
Case Study 1
Aufbau von Abrechnungsstrukturen für Investment-Portfolio mit 14.000 Einheiten (Vorherige Tätigkeit)
Aufbau von Abrechnungsstrukturen in ERP-System
Im Zuge vorheriger Tätigkeiten haben wir hauptverantwortlich die Anlage von Abrechnungsdefinitionen für ein Portfolio von über 14.000 Verwaltungseinheiten geleitet.
Ein großer Teil des Projekts umfasste die Integration von Stammdaten und den Aufbau der Abrechnungsdefinitionen gemäß alter, im Papierformat vorliegender Abrechnungen in Wodis Sigma.
Schnittstellen zu Wärmemessdiensten herstellen
Um händische Sortierarbeit in diesem Zusammenhang so gering wie möglich zu halten, wurden Schnittstellen zum Datenaustausch mit den gängigen Wärmemessdienstleistern hergestellt.
Der Datenaustausch beschleunigte den Versand der Abrechnungen um Wochen, da die entsprechende Heizkostenabrechnung unmittelbar systemseitig der Betriebskostenabrechnung zugeordnet wurde.
Abrechnungenserstellung für 14.000 Wohneinheiten
Die intensive Abrechnungserstellung gerade in den Jahren der Portfolioübernahme, konnte über die Folgejahre optimiert und beschleunigt werden.
Ebenso wurden Prozesse, welche gerade die Vorarbeiten einer Betriebskostenabrechnung betreffen, wie zum Beispiel die Rechnungskontierung, optimiert.
Steigerung der Liquidität
Um auch langfristig die Wirtschaftlichkeit der Immobilien zu garantieren, wurden Vorauszahlungsanpassungen mittels definierter Grenzwerte automatisiert und den jeweiligen Mieterkonten zugeführt.
Im Zusammenspiel mit dem eingesetzten Forderungsmanagement konnte zudem die Liquidität erheblich verbessert und Zahlungsausfälle aufgrund hoher Nachzahlungsbeträge vermieden werden.
Case Study 2
Erstellung von Hausgeldabrechnungen für regionalen WEG-Verwalter durch die SG Estate Solutions UG
Prüfung des Buchungsstoffs
Zur Vorbereitung der Hausgeldabrechnungen für einen regionalen WEG-Verwalter wurde zunächst der Buchungsstoff aus dem ERP-System mit den vorhandenen Belegen abgeglichen und entsprechende Korrekturbuchungen vorgenommen.
Per VPN-Verbindung, ohne Qualitätsverlust und genauso effizient wie interne Mitarbeitende.
Erstellung der Hausgeldabrechnung
Nach erfolgter Überprüfung wurden die Hausgeldabrechnungen unter Berücksichtigung der Protokolle der Eigentümerversammlungen und deren Beschlüsse erstellt und zur Belegprüfung durch den Beirat vorbereitet
Aufbau des Status sowie § 35a
Im Zusammenhang mit der Abrechnungserstellung wurde selbstverständlich auch der Status für die jeweiligen Eigentümergemeinschaften erfasst und sämtliche Lohnkosten gemäß § 35a gesondert ausgewiesen.
Erstellung derneuen Wirtschaftspläne
Abschließend wurden für sämtliche Liegenschaften die Wirtschaftspläne für das kommende Wirtschaftsjahr erstellt und zur Prüfung durch den Beirat vorbereitet.
Case Study 3
Erstellung von Betriebs- und Heizkostenabrechnungen für eine regionale Wohnungsbaugesellschaft durch die SG Estate Solutions UG
Erstellung von Betriebskostenabrechnungen
Im Gründungsjahr konnte die SG Estate Solutions bereits die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen für eine regionale Wohnungsbaugesellschaft mit rund 10.000 Einheiten übernehmen.
In Zusammenarbeit mit dem internen Team wurden die Aufgaben aufgeteilt und zeitaufwendige Arbeiten an unser Team ausgelagert.
Trotz drohender Jahresfrist konnten sämtliche Abrechnungen fristgerecht erzeugt und an die Mieter überstellt werden.
Einlesen von Daten für Heizkosten- und WEG-Abrechnungen
Zur Erfassung sämtlicher Kosten wurden Hausgeldabrechnungen externer Verwaltungen in Einlesetabellen importiert und den Betriebskostenabrechnungen zugeführt.
Zudem wurden die Datensätze von Energielieferanten aufbereitet und ebenfalls in das System eingelesen.
Erstellung von Heizkostenabrechnungen
Im Zusammenspiel mit dem internen Team der Auftraggeberin konnten Heizkostenabrechnungen strategisch unter allen Beteiligten verteilt und entweder in gesonderten Heizkostenabrechnungen erstellt oder harmonisiert in die bestehenden Betriebskostenabrechnungen integriert werden.
Reporting für Abteilungsleitung
Bereits im gesamten Prozessverlauf wurde eine Reporting-Übersicht geführt und in regelmäßigen Calls mit der Auftraggeberin abgestimmt.
Ziel des Reportings ist die Transparenz über den Arbeitsstand sowie die Prüfbarkeit der Vollständigkeit der abzurechnenden Liegenschaften.
Im Folgejahr dienen solche Übersichten als Vorlagen für den Aufbau eines strukturierten Jahresplans, um eine erneute Schieflage zu vermeiden oder als Arbeitsgrundlage für eine weitere Beauftragung der SG Estate Solutions, wie es auch in diesem Fall der Fall ist.
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